Business Erfolg

5 Techniken, um einen vollen Terminkalender zu bewältigen

Volle Terminkalender sind nicht untypisch für diejenigen, die Vollzeit im Büro arbeiten. So sehr, dass der Satz “Ich hasse es zu arbeiten” Ihnen vielleicht durch den Kopf geht, wenn Sie feststellen, dass die Arbeit Ihr Leben in Anspruch nimmt und Sie keine Zeit für etwas anderes haben.

Aber mit den richtigen Tricks können Sie es schaffen Sie es Ihren vollen Terminkalender zu schlafen.

Die Arbeitnehmer von heute leben in einer Welt, in der Vielbeschäftigung auf ein Podest gestellt wird. Es ist ein weit verbreiteter Irrglaube, dass Sie Ihrem Chef und Ihren Kollegen umso mehr zeigen, wie engagiert Sie sind, je mehr Arbeit Sie übernehmen und je mehr Sie sich mit Aufgaben beschäftigen.

In den meisten Fällen handelt es sich jedoch einfach um einen Irrtum. Nur weil Ihr Terminkalender voll ist, bedeutet das nicht unbedingt, dass Sie produktiv sind. Und wie viel Wert bringen Sie ein, wenn Sie nicht produktiv sind?

Die Kenntnis des Unterschieds zwischen “Geschäftigkeit” und “Produktivität” ist die Grundlage dafür, dass Sie Ihren vollen Terminkalender in Angriff nehmen können, um mehr Zeit zu schaffen.

Während “geschäftig” bedeutet, dass Sie viel zu tun haben, bedeutet “produktiv”, dass Sie in so wenig Zeit wie möglich effektive Ergebnisse erzielen. Letzteres kann dazu führen, dass Sie mehr Zeit haben, die Sie frei genießen können.

Ein voller Terminkalender kann nicht nur dazu führen, dass Sie sich überfordert und gestresst fühlen, sondern auch dazu, dass Sie sich geschlagen fühlen und keine Motivation mehr haben, Ihre Aufgaben bestmöglich zu erledigen.

Auch wenn die meisten von Ihnen nicht in der Lage sind, die Menge der Ihnen zugewiesenen Aufgaben zu kontrollieren, so gibt es dennoch Möglichkeiten, die Ihnen helfen können, diese Aufgaben deadline gerecht abzuliefern, so dass Sie nicht Ihre gesamte Zeit damit verbringen müssen.

Um mehr Zeit zu schaffen, brauchen Sie keinen magischen Geist oder eine Zeitmaschine. Es ist viel einfacher als das. Alles, was Sie brauchen, sind Techniken, die Sie nutzen können, damit Sie Ihren Zeitplan produktiv angehen können, anstatt von Aufgaben überwältigt und überschwemmt zu werden.

Kommen wir nun zu den 5 Techniken, mit denen Sie einen vollen Terminkalender bewältigen können.

1. Setzen Sie Prioritäten

Wenn Sie Ihre Aufgaben nicht schon nach Prioritäten ordnen, dann machen Sie alles falsch!

Die Priorisierung der Aufgaben in Ihrem Terminkalender ist eine gute Methode, um ihn zu bewältigen, denn sie zeigt Ihnen, was zuerst erledigt werden muss. Wenn Sie diese Informationen kennen, können Sie Ihre Zeit besser einteilen und sicherstellen, dass Sie alle Fristen einhalten.

Eine Methode zur Priorisierung, die Sie ausprobieren können, ist “den Frosch essen”. Eine Methode, die von Brian Tracy in seinem Buch Eat That Frog! 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time, bekannt geworden ist, erfordert nicht den Verzehr von Amphibien, sondern ermutigt Sie dazu, Ihre größte Aufgabe zuerst in Angriff zu nehmen.

Die Idee dahinter ist, dass Sie, sobald Sie die größte Aufgabe hinter sich gebracht haben, ein so großes Erfolgserlebnis haben, dass Sie motiviert sind, die restlichen Aufgaben des Tages problemlos zu erledigen, was zu einer Art Dominoeffekt führt.

2. Nehmen Sie sich nicht zu viel vor

Wenn Sie zu den Menschen gehören, die zu jeder Anfrage ja sagen, dann ist es kein Wunder, dass Sie einen vollen Terminkalender haben. Wenn Sie sich dabei ertappen, dass Sie mehr Aufgaben und Verpflichtungen übernehmen, als Sie erfüllen können, kann es dazu führen, dass sich ein “Ich hasse meinen Job” in Ihrer Brust breit macht.

Nein zu sagen mag für manche Menschen nicht selbstverständlich sein, aber es ist eine Fähigkeit, die Sie entwickeln sollten, wenn Sie sicherstellen wollen, dass Sie innerhalb Ihrer Grenzen arbeiten. Wenn Sie sich zu sehr verpflichten, können Sie sich überfordern und zusätzlichen Druck und Stress verursachen.

Vielleicht fällt es Ihnen schwer, Ihrem Chef “Nein” zu sagen, aber glauben Sie mir, ein anfängliches “Nein” wird ihn weniger enttäuschen, als wenn Sie etwas übernehmen und nicht das volle Potenzial ausschöpfen.

Auch wenn Sie durch die Ablehnung von Aufgaben und Verpflichtungen mehr Zeit für sich selbst haben, sollten Sie immer daran denken, dass Sie, bevor Sie automatisch zu jeder Anfrage Nein sagen, zunächst prüfen sollten, was von Ihnen verlangt wird. Man weiß ja nie, vielleicht gibt es Dinge, die nicht allzu viel Ihrer Zeit in Anspruch nehmen und die sich lohnen.

3. Organisiert bleiben

Planung, Koordinierung und ein System sind entscheidend, um einen vollen Terminkalender produktiv zu bewältigen.

Wie Sie organisiert bleiben, ist natürlich ganz Ihnen überlassen. Ganz gleich, ob Sie ein umfassendes Aufgabenverwaltungssystem oder eine einfache, auf ein Blatt Papier geschriebene tägliche Aufgabenliste einrichten, die Visualisierung Ihres Zeitplans kann Ihnen helfen, organisiert zu bleiben und den Überblick zu behalten.

Außerdem können Sie so sicherstellen, dass Sie keine wichtige Aufgabe vergessen. Wenn Sie mit einem vollen Terminkalender beschäftigt sind, kann es passieren, dass Sie versehentlich etwas übersehen. Es kann Ihnen auch helfen, auf unerwartete Überraschungen oder Änderungen in letzter Minute vorbereitet zu sein, damit Ihr Arbeitsablauf nicht beeinträchtigt wird.

Denken Sie daran, dass das, was bei Ihrem Kollegen funktioniert, bei Ihnen vielleicht nicht funktioniert. Nur weil Sie nicht über das neueste, modernste Planungssystem verfügen, bedeutet das nicht, dass Ihre Art der Organisation weniger gültig ist.

4. Delegieren Sie

Wenn Sie dazu in der Lage sind, dann ist das Delegieren von Aufgaben eine weitere Möglichkeit, einen vollen Terminkalender zu bewältigen. Zu wissen, wie man effektiv delegiert, ist eine wesentliche Fähigkeit, über die jeder in einer Führungsposition verfügen sollte. Dadurch wird nicht nur Ihre Arbeitslast verringert, sondern Sie gewinnen auch Zeit, die Sie mit Dingen verbringen können, die Ihnen Spaß machen.

Zu einer effektiven Delegation gehört mehr, als nur Befehle zu erteilen. Sie müssen zum Beispiel herausfinden, welche Art von Fähigkeiten für die Erledigung der Aufgabe erforderlich sind, und dann bestimmen, wer diese Aufgabe am besten erledigen kann. Dazu müssen Sie Ihre Mitarbeiter und/oder Kollegen kennen. Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass Sie eindeutige und klare Anweisungen geben, damit Sie die Aufgabe nicht noch einmal erledigen müssen, weil sie beim ersten Mal falsch oder unzureichend ausgeführt wurde.

Das Delegieren von Aufgaben ist nicht nur für Sie von Vorteil. Es kann auch dazu beitragen, dass jemand anderes neue Fähigkeiten erwirbt, die für ihn in Zukunft nützlich sein können. Bevor Sie jedoch mit dem Delegieren beginnen, sollten Sie immer prüfen, ob es Aufgaben gibt, die Sie vollständig eliminieren können. Es hat keinen Sinn, jemandem die Verantwortung zu übertragen, wenn die Aufgabe gar nicht erst erledigt werden muss. Sie wollen mehr Zeit für alle in Ihrem Unternehmen schaffen, nicht nur für sich selbst!

5. Machen Sie Pausen

Die Gefahren eines vollen Terminkalenders liegen darin, dass er zu Stress, Erschöpfung und einem Rückgang der Produktivität führen kann. Dies gilt insbesondere für Menschen, die am Computer arbeiten, da für sie das Risiko besteht, einen sitzenden Lebensstil zu führen.

Regelmäßige Pausen sind entscheidend für die Erhaltung Ihrer Gesundheit und Ihres Wohlbefindens. Zu viel Stress und Erschöpfung können zu ernsthaften Gesundheitsproblemen führen, wie z.B. einem beruflichen Burnout, das inzwischen als legitimes Syndrom anerkannt ist, das ausschließlich am Arbeitsplatz entsteht.

Regelmäßige Pausen bei der Arbeit haben den Vorteil, dass Sie zwar scheinbar kontraproduktiv sind, wenn Sie versuchen, sich mehr Zeit zu verschaffen, aber durch die Erhaltung Ihrer Gesundheit und Ihres Wohlbefindens steigern Sie tatsächlich Ihre Energie und Produktivität.

Schon eine kleine Pause von 30 Sekunden reicht aus, um die geistige Leistungsfähigkeit um 13% zu steigern! Außerdem verringern Sie das Risiko, sich eine Krankheit einzufangen, die zu einem erheblichen Zeitverlust im Büro führen kann.

Die Quintessenz

Wenn Sie einen vollen Terminkalender haben, kann es leicht passieren, dass Sie sich in der Arbeit verfangen und die anderen Dinge in Ihrem Leben vergessen. Während sich die Betriebsamkeit auf die Menge der Dinge bezieht, die Sie zu tun haben, geht es bei der Produktivität darum, wie gut Sie Ihre Aufgaben bewältigen, damit Sie in möglichst kurzer Zeit möglichst viel erreichen können.

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